Schlagwort: Catering

Dieser Blogbeitrag bezieht sich auf das StartupWeekend Hamburg, das am 17.05.2008 & 18.05.2008 stattfand.

Diese Ideen wurden von uns, (Moritz, Stefan und Alex) während des StartupWekend Hamburg zu unterschiedlichen Zeitpunkten beobachtet, von einzelnen Teilnehmern uns gegenüber geäußert oder sonstwie aufgeschnappt und als Diskussionsgrundlage für die Nachbereitung und zukünftige Events ergebnisoffen als unsere persönlichen Eindrücke auf der Meta-Ebene außerhalb der eigentlichen Arbeit in den Startups aufgeschrieben.
Primär ist der Text daher auf diese konkrete Veranstaltung bezogen und teilweise auch nur in deren Kontext für die Teilnehmer einzuordnen.

Executive Summary vorweg:
LOSLASSEN LOHNT SICH!

Ein großartiges Wochenende! Wir hatten unseren Spaß und lessons learned auf vielen Ebenen!

=> Das offizielle Posting zum Finale

Zielfragestellungen der Organisation:

• Wie kann man mit wenig Aufwand auf der Organisationsseite optimale Rahmenbedingungen schaffen?
• Wie kann man ein System vom Spielregeln schaffen, die a) eindeutig, b) so wenig wie nötig und c) mit der geringsten möglichen Einschränkung der Resultate die Teams bei Teambuilding, Kommunikation, Organisation und Realisierung der Startups unterstützt?
• Die Stichworte „Open Space“, „Barcamps“ oder auch „Infrastruktur“ statt inhaltlicher Struktur vorgeben?

Teambuilding:

• Ausgangssituation: Heterogene Skills, Talente nicht gleich häufig vertreten. Wie kann man dem begegnen? Es gibt vermutlich zu wenige Coder respektive direkte Web-“Arbeiter“ im Verhältnis zu „allgemeinen“ Skills
• Im Vorfeld sind die Skills der Teilnehmer nicht bekannt, sowohl überhaupt als auch den Teilnehmern untereinander
• Lösungsvorschlag 1: 3 Skill-Tags fürs Profil im Mixxt-Netzwerk
• Lösungsvorschlag 2: Kurze tag-basierte Vorstellungsrunde von Barcamps übernehmen, damit sich spontane Gruppen abseits vorgegebener Leitfragen bilden können, bzw. bei Bedarf „Anlaufgesichter“ bekannt sind. Ziel: Förderung der Selbstorganisation durch Abbau des Informationsdefizits
• Problem: Die Teilnehmer kennen sich aber auch abseits ihrer Skills nicht untereinander, dies hat Folgen für die Atmosphäre und für das Socializing, die notwendige allgemeine Warmup-Phase behindert die Arbeit zu Anfang => Lösungsvorschlag 1: Warmup und eigentliche Arbeit organisatorisch durch Freiräume zu Beginn (Brainstorming?) trennen
• Lösungsvorschlag 2: Ein gemeinsames Frühstück wie bei vielen Barcamps, insbesondere in Verbindung mit dem „Wiedererkennungseffekt von der Warm-Up-Party“

Ideenpitching und Abstimmung über die zu realisierenden Ideen:

• Die Headlines der Pitch-Runde sollten stichwortartig von Organisatorenseite dokumentiert werden. Jede vorgetragene Idee sollte mit 1-2 Tags und Ideen dauerhaft projiziert werden, 19 Ideen kann sich leider niemand vollständig merken => z.B. Twitterwall oder zumindest Wiki-Projektion
• Eine Pause vor der Wahl der Finalisten zum Durchdenken der Kandidaten für die engere Wahl ist sehr sinnvoll zum Verstehen der Potentiale der unterschiedlichen Ideen
• Wurde die Grundidee nicht zu früh im Verhältnis zur Gesamtplanung festgelegt? Bzw. allgemein: zu welchem Zeitpunkt sollte man sich endgültig festlegen? Ist es eventuell sinnvoll den Vormittag des ersten Tages noch in losen (kleinen) Diskussionsrunden begleitend zur interaktiven Eingrenzung der unterschiedlichen Pitch-Ideen gestalten, um die „eigentliche“ Gründungsphase bereits mit aufgebauter Gruppenidentität und stärkerem Konsens beginnen zu lassen => Trennung von Teambuilding und praktischer Arbeit
• Die Leitfragen der Teilnehmer in der großen Denkrunde zu Anfang sollten dokumentiert werden => Wiki oder Docs, damit alle Teilnehmer parallel die Fragen ergänzen können
• Vorschlag zum Pitch: Ideen könnten anonym als Tags oder 1-Satz-Slogans eingereicht werden, zu den Tags treffen sich erstmal spontan Projektgruppen für 30 min., brainstormen, formulieren Slogans und dann wird gepitcht => Ziel: Erhöhung der „substantiellen Ideen“ und Nutzung des vorhanden Talents der Teilnehmer bereits der Ideenfindungsphase, somit nicht „nur“ Ideen Einzelner. Alternativ können sich Ideen auch bereits in der Pitch-Phase aus sich heraus präzisieren
• Frage: Wie kann man die Chancengleichheit beim Ideenpitch verbessern? Vielleicht reichen zwei Minuten für den ersten Pitch aus, um die Gefahr zu reduzieren, sich in Details zu verlieren? Bei kürzerem Pitch könnte die Tatsache, daß sich jeder Teilnehmer spontan eigene Gedanken zur Idee macht, bewußt eingeplant werden. Alternativ könnte man den Pitch evtl. durch einen Moderator mit Fragen ergänzen, um den Ideen Raum zur Entfaltung zu geben und Offenheit für Diskussionen gegenüber den Teilnehmern zu signalisieren
• Meinung: Die Einleitungs-Session bei diesem StartupWeekend war leider noch keine Mass-Collaboration sondern eine klassische Monolog-Präsentation mit anschließender Abstimmung „ins Blaue hinein“ => Schade um das Potential der bisher noch passiven Teilnehmer. Gute nicht ausgesprochene Ideen könnten auch aktiv gefördert werden. Vorgetragene Ideen könnten sich verändern => Lösungsvorschlag: Open Space-Elemente bereits in der Einleitungs-Session.

Beginn der Arbeit in den Startups:

• Gleich zu Beginn sollte jedes Startup eine „Firmenzentrale“, d.h. einen Raum erhalten, damit zu allen Zeiten ein Informationshub bereitsteht und Kommunikationsschwierigkeiten in der Findungsphase erst gar nicht entstehen.
• Eine allgemeine Gesamtbesprechung pro Startup zu Beginn führt evtl. zu schnellerer Gruppenidentität.
• Möglichst bald danach einzelne Gruppen bilden, z.B. kleine Teams parallel die zunächst gleiche Fragestellung bearbeiten zu lassen („Was wollen wir überhaupt?“) und dann im Plenum innerhalb des Startups zu vergleichen, so daß die Konsensfindung (bei einem der Startups bis zuletzt problematisch) beschleunigt werden kann.
• Organisation: Vorab ausgedruckte Moderationsmaterialien mit den Leitfragen wären evtl. hilfreich (Fragezettel, Gruppennummerierung, Schilder)
• Gruppenkoordination durch Messenger schien zu stocken, bzw. Sprecher und Gruppeninhalt stimmten nicht immer überein. Vorschlag: Evtl. stärkeren Wiki/Google Docs-Einsatz forcieren, d.h. den Arbeitsprozess allzeit öffentlich für die jeweils anderen Gruppen einsehbar gestalten => Feedbackloop auch zwischen den Gruppen.
• Projektmanagement rein per Open Space hängt stark vom jeweiligen Heterogenitätsgrad und der Open Space-Erfahrung der Einzelgruppe ab, evtl. kann man dies durch Leitideen zur Organisationform & Rollen seitens der Veranstalter kanalisieren – die Gruppe sollte aber nach wie vor selbst entscheiden können => nicht von außen durch Vorgaben einengen
• Evtl. sollte man eine Twitterwall pro Startup von Veranstalterseite zur Verfügung stellen?
• Viele Entscheidungsprozesse wurden trotz Einzelgruppen wohl im Plenum getroffen => mit entsprechend langwieriger Entscheidungsfindung

Beobachtete Unterschiede zwischen den beiden Startups:

• Die Diskussionskultur in beiden Startups war über lange Zeiträume hinweg sehr unterschiedlich. Was waren hier die Einflußfaktoren? Beide Startups waren zumindest unterschiedlich groß, hatten evtl. auch unterschiedlich technik-affine Mitglieder (vgl. unterschiedliche Google Docs-Nutzung)
• In einer Gruppe wurde aktiver motiviert: Es gab von Anfang an Beifall für erbrachte Leistungen für das Team.
• Die Rolle der Gründer bzw. Ideengeber war unterschiedlich ausgeprägt, plakativ: bottom-up-Entscheidungsfindung bzw. top-down-Entscheidungsfindung, bottom-up schien sich von außen betrachtet als überlegen zu erweisen, Achtung: plakative Vereinfachung!
• Eine Gruppe hat gleich zu Beginn eine Art Gruppenidentität geschaffen, die das Entwicklungstempo deutlich größer werden ließ
• Die Startup-Ideen waren zu Beginn als Arbeitsvorgabe unterschiedlich eng umgrenzt: allgemeine Idee vs. Abstrakte, aber simple Problemlösungsplattform, evtl. sind zunächst im Plenum zu lösende Grundlagenfragen ein „Effizienzkiller“. Man könnte versuchen, die Idee zunächst organisatorisch durch die Teilnehmer auf ihren Kern reduzieren zu lassen, da Ideen sich im weiteren Verlauf sowieso von selbst wieder erweitern.
• Ein Plenum als Koordinationsgremium funktioniert wohl erst zu einem späteren Zeitpunkt in der Gründungsphase, wenn sich schon Konsens bottom-up eingestellt hat und keine Grundlagen mehr diskutiert werden müssen.

Anforderungen an die Location:

• stabiles WLAN (bei >100 Teilnehmern immer kritisch)
• für das Development ist kabelgebundenes Internet essentiell, wg. Latenzen, Stabilität und höherer Bandbreite
• ein Plenum-Saal
• pro Startup 2 Breakouträume für Arbeitsgruppen und zentrale Anlaufstelle
• Wasser & Kaffee zu jeder Zeit verfügbar
• Catering in ausreichender Menge verfügbar, damit nicht für die Nahrungsbeschaffung die konkrete Arbeit aufgelöst wird
• zentrale konferenzartige Bestuhlung kann evtl. hinderlich sein
• Flipcharts sind bei der angetroffenen Gruppengröße im Plenum einfach nicht zu lesen, Beamer und leeres Google Docs/Wiki etc. von Organisatorenseite evtl. schon direkt zu Beginn vorgeben, damit Inhalte ohne Störung des Arbeitsflusses eingestellt werden können, wenn dies von den Teilnehmern gewünscht ist
• Basic Moderationsmaterial (Papier, Eddings, Metaplan-Kärtchen, Pinwände, etc.) ist hilfreich

Sonstiges:

• Grundsatzfrage: Wollen wir ein Webprojekt-Wochenende (altruistisch) oder Business-Startup => beides ist legitim, klare Ansage wäre aber evtl. hilfreich, damit die Teilnehmer sich darauf einstellen können.
• Frage: Wäre es hinderlich, wenn sich 10 Leute zu einem Mini-Startup für eine der 3 nicht in die engere Auswahl gekommenen Treffen? Vgl. Bootstrap-Gedanke für möglichst viele
• Kleiner Randkritikpunkt: Gleich am Einlaß die AGB abzeichnen ist psychologisch evtl. etwas ungünstig als Start in das Wochenende

Fazit:

• Uns hat das StartupWeekend sehr gut gefallen, wir haben auf vielen Ebenen gelernt. Wir wären bei einer Neuauflage wieder dabei. Vielen Dank hierfür an die Initiatoren Cem und Jason und hey, selbstverständlich an alle Teilnehmer!

Autoren: Moritz Avenarius, Stefan Peter Roos und Alexander Talmon

Input von: vielen StartupWeekend-Teilnehmern und natürlich Jason und Cem